“Pera aí! você falou rotina? Pirou de vez? Na era da inovação, criatividade, pensar fora da caixa… você quer mesmo falar de rotina?” – Calma! Eu explico: É rotina sim, mas para ser aplicada na gestão das suas tarefas. Quer entender mais? Continue a leitura, mas antes, deixa eu te contar uma história:
Quando comecei a Dezê, me lembro bem de toda a correria que montar um negócio, sem grandes conhecimentos administrativos, implicava… Ainda mais com início das atividades em meu Home-office. Me recordo de alternar o pagamento de uma conta com a elaboração de uma proposta ou uma alteração com uma tarefa da casa ou ainda, durante o “expediente” encaixar uma ida ao mercado para fazer compras. Parecia que meu dia era de uma “super-mulher” que dava conta de tudo, mas quando chegava a noitinha, na hora de deitar a cabeça no travesseiro, eu me dava conta de ter esquecido de algo importante, e quase sempre eu dormia com a sensação de que eu não tinha tempo para absolutamente nada.
A Dezê entrou no eixos e eu também, e aquilo que parecia ser uma falha no meu início, é algo que tenho visto cada vez mais presente em empreendedores que estão startando. Principalmente aqueles que, como eu, começaram como EUpreendedor.
Refletindo sobre isso percebi que muitos são aqueles que possuem talentos no que fazem, mas poucos sabem gerir suas empresas, até mesmo por que não nos vemos em uma posição de gestor e sim executor, e já que papo é gestão, então está na hora de gerir melhor o seu tempo, aliás, sua rotina!
Você que está trabalhando sozinho, como tem planejado seu dia? Como tem organizado as suas tarefas? Lembra de cabeça, anota, programa compromissos? Que tal organizar melhor a sua pauta para evitar esquecimentos importantes e conseguir gerir melhor seu negócio? Então vamos em frente!
1 – Nunca em hipótese alguma confie somente na sua memória, ela pode ser ótima, mas não precisa ser seu banco de dados. A medida que seu negócio cresce, vai ficar cada vez mais difícil lembrar de tudo, então tenha nota do seus afazeres.
2 – Tenha uma agenda: Pode ser digital, ou física, desde que você tenha controle de suas tarefas e compromissos conforme falamos acima, e antes mesmo de agendar um novo encaixe, certifique-se de como seu dia está, se há possibilidade de inserir mais tarefas ou remanejar afazeres.
3 – Estruture suas tarefas por departamento: Ao meu ver este é o item mais importante. Não há nada mais cansativo do que ficar alternando tarefas distintas, parece até que o dia não rende. Defina sua estrutura de trabalho de acordo com o seu modelo de negócios e então defina sua rotina de departamentos. Por ex.: 1 – Financeiro, 2 – Atendimento, 3 – Follow-up de jobs… e assim assim por diante. Definida a estrutura, inclua cada tarefa em seu determinado turno do dia, e isso lhe ajudará a ter mais produtividade.
4 – Se necessário, faça pequenas pausas entre as mudanças de departamento, isso pode lhe ajudar com a sensação de premiação por conclusão de tarefa. Mas cuidado para não cair na procrastinação e perder o timing navegando em mídias sociais ou sites.
5 – Risque cada tarefa executada e caso tenha tarefas não cumpridas no dia, coloque-as como prioridade no dia seguinte, mas sempre respeitando a sua divisão de tempo por setor.
Esse planejamento de rotina irá lhe permitir ver onde você gasta mais energia e quais ações deve tomar para otimizar o SEU tempo, sejam elas: aumentar a equipe para assumir um setor, automatizar algum processo para agilizar as tarefas e até mesmo lhe permitir identificar onde você deve investir na sua própria capacitação.
Lembre-se sempre: O seu tempo vale ouro! Use-o com sabedoria.